CREER ET GERER UN EVENEMENT

Public :

Responsables et assistant(e)s de communication, assistant(e)s de direction

Objectif :

-Connaître les outils et les méthodes pour créer et gérer un évènement
-Optimiser sa capacité à prendre en charge un événement

Programme :

L’initialisation de l‘événement
-Définition
-Les enjeux de l’événement pour l’initiateur et l’équipe
-Les 3 composantes de l’événement
-Les facteurs de risques

La conduite d’un événement
-Un événement pour faire quoi ?
-La place de l’événement le business d’entreprise
-Définir les 5 problématiques auxquelles doivent répondre l’organisation d’un événementiel

Le management d’un événement
-Qu’est-ce qu’un objectif ? Définition, comment l’exprimer ? la méthode ODMR
-Le comité stratégique
-Le comité de pilotage
-Le chef de projet
-L’équipe projet
-Les experts
-Les bénéficiaires
-Les préoccupations des différents acteurs

Le contexte précis
-Les niveaux de développement
-Les types d’organisation de l’événement
-Les moyens définis, le plan de communication au début et en cours de l’événement
-Les dépenses de développement
-Les dépenses d'investissement
-Les dépenses de fonctionnement

Check-list de l’organisateur d’événement
-La conception de votre évenement
Les grandes fonctions nécessaires au déroulement de l’événement
oLa phase opérationnelle

L’utilisation d’outils appropriés pour réaliser au mieux votre événement
oLes outils pour organiser l’événement
oLes outils utilisés pour valider et contrôler chaque étape : story board, business plan, plan média, planning, organigramme du projet
oLes outils pour gérer l’événement
oLes outils pour animer l’événement
oL'organisation technique de l’événement

La communication de l’événement

LES CONTACTS INCONTOURNABLES POUR MEDIATISER AU MIEUX VOTRE EVENEMENT
oCollectivités territoriales
oPresse locale
oPresse spécialisée
oTélévision

PRESENTATION DE VOTRE PROJET
oLes lettres,
oles parties clés à énoncer,
oles argumentaires,
oles tableaux de suivi de projet...


LES ARGUMENTS UTILISES POUR :
oséduire des partenaires,
oavoir la présence des professionnels,
oassurer le soutien des médias,
ogarantir une fréquence importante du public…

LE BUDGET
oLes aides et adresses utiles pour financer votre projet
oLes solutions pour réaliser votre projet dans l’échéance impartie sans dépasser votre budget financier


BILAN DE L’EVENEMENT
oBouclage de l’événement
oLes 4 évaluations de la réussite d’un événement
oValidation des périmètres

Methodes :

A partir d'évènements proposés par les participants ou présentés par l'animateur, présentation de la méthodologie, élaboration en commun des étapes, d'outils concrets : check-list, rétro-planning, budget ...

Référence :

COCO-2046

Durée :

3 jour(s)